Wirtualne biuro jak to działa? - na czym polegają usługi wirtualnego biura i co mogę dzięki nim zyskać?
W XXI wieku co raz większą popularność zyskuje nowoczesne rozwiązanie dla biznesu, jakim jest wirtualne biuro. Co raz więcej firm decyduję się na tę tańszą i lepszą alternatywę dla tradycyjnego, stacjonarnego biura, która pozwala im znacznie zredukować koszty stałe związane z wynajmem i obsługą administracyjną fizycznej powierzchni biurowej. Wirtualne biuro to usługa udostępniania wirtualnego adresu przeznaczona zwłaszcza dla firm, które nie potrzebują wynajmować fizycznego lokalu lub osób pracujących zdalnie, ale docenia ją również wiele firm, potrzebujących kompleksowego outsourcingu obsługi biurowej lub pragnących zredukować ponoszone koszty stałe. Mimo rosnącej popularności e-biura, wciąż wiele osób zastanawia się, jak to działa. Dlatego postanowiliśmy przybliżyć Wam zasady działania wirtualnego biura, a tym samym być może również ułatwić Wam zdecydowanie się na jego usługi.
Na czym polegają usługi wirtualnego biura i co mi to da? - czyli wirtualne biuro w pigułce
Dla wielu osób może być myląca nazwa wirtualne biuro, co odstrasza wielu przedsiębiorców, którzy nie są skłonni zaufać firmie, istniejącej tylko wirtualnie. Możemy uspokoić Wasze obawy, gdyż wirtualne biuro jest wirtualne tylko z nazwy i tak faktycznie posiada fizyczną siedzibę, istniejącą w rzeczywistości. Wirtualny jest tylko adres, jaki nam udostępnia i pod jakim zarejestrowana jest firma. W praktyce oznacza to po prostu, że nasze biuro nie funkcjonuje na fizycznej powierzchni biurowej, lecz tylko wirtualnie pod adresem, jaki udostępnia nam e-biuro. Na ten adres przychodzić będzie również cała nasza korespondencja firmowa, którą pracownicy wirtualnego biura będą odbierać w jego fizycznej siedzibie. Wirtualne biuro bowiem zapewnia kompleksowy outsourcing usług biurowych, które oprócz obsługi korespondencji firmowej, obejmują również pełna obsługę sekretariatu i kancelaryjną naszego biura. W praktyce oznacza to, że nasze biuro ma zapewniony nie tylko wirtualny adres, ale także pełną obsługę administracyjną w ramach usług wirtualnego biura, a my nie musimy już ponosić żadnych dodatkowych kosztów z tym związanych, poza tylko stałą, miesięczną opłatą abonamentową za wybrany pakiet usług e-biura. Pozwala to na oszczędności rzędu nawet do 2000 zł miesięcznie. Bez wątpienia to duża kwota nie tylko na początku działalności, ale na każdym etapie funkcjonowania firmy.
Usługi wirtualnego biura zapewniają nam elastyczność, jaka pozwala na dostosowanie zakresu usług adekwatnie do potrzeb naszej firmy, a tym samym dostosowania kosztu usług wirtualnego do naszych potrzeb czy możliwości. Zwykle wirtualne biura oferują różne pakiety, obejmujące różny zakres usług – od podstawowych, najtańszych, aż po pełne pakiety typu Premium, których cena jest najwyższa. Dlatego decydując się na usługi wirtualnego biura warto najpierw dokładnie określić zakres usług, którego potrzebuje nasza firma i adekwatnie do niego wybrać odpowiedni pakiet, który zaspokoi wszystkie potrzeby Twojej firmy. Aby wybrać najlepsze i najtańsze wirtualne biuro najlepiej porównać oferowane przez różne e-biura pod względem zakresu usług, które obejmują i ich ceny.
Istotne są tu również inne usługi dodatkowe, jakie powinno zapewniać nam wirtualne biuro. Dobre wirtualne biura zapewniają firmie również obsługę marketingową, księgową lub reklamową, a także pomoc nowo powstającym firmom w procesie ich rejestracji.
No dobrze, ale przecież zdarzają się sytuacje, takie jak spotkania biznesowe czy konferencje i inne, kiedy potrzebny jest fizyczny lokal i co wtedy? Spokojnie, chociaż nasze biuro jest tylko wirtualne i nie funkcjonuje na żadnej fizycznej powierzchni biurowej, w ramach usług wirtualnego biura będziemy również mieć do dyspozycji fizyczną powierzchnię do pracy w razie potrzeby. Wirtualne biuro zapewni nam również możliwość wynajęcia reprezentacyjnej sali konferencyjnej, czy tzw. „wirtualnego biurka”, czyli miejsca do pracy na godziny.
Wirtualny adres, który udostępnia nam wirtualne biuro daje nam jeszcze więcej możliwości poza tymi, które omówiliśmy. Warto zwrócić uwagę na lokalizację tego adresu, aby mieć pewność, że będzie to prestiżowy adres w atrakcyjnej lokalizacji w centrum miasta. A to dla tego, że posłuży on nam również do wielu działań marketingowych i reklamowych. Będziemy mogli np. umieszczać go na naszych wizytówkach, ulotkach czy innych materiałach reklamowych, więc umieszczony na nich prestiżowy adres sam w sobie będzie stanowił najlepszą reklamę i wizytówkę naszej firmy, pracując na renomę i profesjonalny wizerunek Twojej firmy.
Teraz już wiesz, jak działa wirtualne biuro, pora zatem wybrać najlepsze wirtualne biuro dla Twojej firmy, które zaspokoi wszystkie jej potrzeby w najlepszej cenie, takie jak na przykład nasze Wirtualne Biuro we Wrocławiu.