Wirtualne biuro – wady i zalety
Gdy w 1994 roku powstawało pierwsze wirtualne biuro, nikt jeszcze nie mógł przypuszczać, jak wielką popularność zyska to nowoczesne rozwiązanie dla biznesu. Obecnie, w XXI wieku usługi wirtualnego biura cieszą się ogromną popularnością i wciąż zyskują co raz to większą sympatię wielu przedsiębiorców, jako lepsza i tańsza alternatywa dla tradycyjnego, stacjonarnego biura. Wiele małych i dużych firm decyduje się na skorzystanie z usług wirtualnego biura, by korzystać z wielu korzyści, jakie zapewnia to rozwiązanie.
Każda firma potrzebuje adresu siedziby do rejestracji, a także do korespondencji, ale już nie każda potrzebuje fizycznego lokalu. A wynajem, umeblowanie i obsługa administracyjna fizycznej powierzchni biurowej naraża firmę na ponoszenie ogromnych kosztów stałych, co może poważnie nadwyrężać budżet firmy, a zwłaszcza w początkowym okresie jej działalności, kiedy każda złotówka jest na wagę złota. Czy jednak e-biuro jest najlepszym rozwiązaniem dla każdej firmy? Poznaj wady i zalety wirtualnego biura i przekonaj się sam, czy warto skorzystać z usług wirtualnego biura.
Wirtualne biuro, czyli e-biuro, to usługa, która polega przede wszystkim na udostępnianiu wirtualnego adresu firmom do ich rejestracji oraz jako adres ich siedziby. Oczywiście wirtualne biuro jest wirtualne tylko z nazwy, gdyż faktycznie jest to realna firma posiadającą fizyczną siedzibę. Ponadto, wirtualne biura zapewniają także kompleksowy outsourcing obsługi biurowej, takich jak obsługa korespondencji firmowej (odbieranie, skanowanie itp.), pełna obsługa sekretariatu czy kancelaryjna. Dobre wirtualne biura świadczą zwykle także szereg innych usług wspierających funkcjonowanie firmy, takich jak wsparcie i obsługa księgowa, marketingowa czy usługi reklamowe, na co warto też zwrócić uwagę decydując się na usługi e-biura. Ponadto, wirtualne biura często zapewniają możliwość wynajęcia sali konferencyjnej, gdzie klienci mogą odbywać spotkania biznesowe czy konferencje, a także wynajęcia tzw. „wirtualnego biurka”, czyli miejsca do pracy na godziny.
Wirtualne biuro – kompleksowe usługi dla firm to wiele zalet w jednym miejscu...
Wirtualne biuro, jak wszystko ma oczywiście zarówno zalety, jak i wady, jednakże nie da się zaprzeczyć, iż to rozwiązanie posiada bardzo wiele zalet i atutów, jakie są niezwykle korzystne dla firm w większości przypadków, a ilość zalet e-biura jest zdecydowanie większa niż wad. Dlatego też najpierw skupimy się na licznych zaletach, jakie posiada wirtualne biuro i korzyściach dla Twojej firmy z nich płynących.
Jako, że podstawową usługą wirtualnego biura jest udostępnianie wirtualnego adresu firmy, zaczniemy od zalet wynikających z tej usługi.
Prestiżowy adres dla Twojej firmy – każda firma musi mieć adres siedziby, wymagany do jej rejestracji. A nie każda firma przecież potrzebuje fizycznej siedziby czy stacjonarnego biura. Wynajem tradycyjnej powierzchni biurowej zwykle związany jest także z ogromnymi kosztami stałymi, jakie są bardzo dużym obciążeniem finansowym dla firmy. Idealnym rozwiązaniem jest tu właśnie wirtualne biuro, które udostępnia wirtualny adres do rejestracji firmy oraz jako adres jej siedziby, bez konieczności wynajmowania fizycznego lokalu. Zwykle takim adresem możemy się również posługiwać w urzędach, kontaktach biznesowych czy do celów marketingowych – np. umieścić go na swoich wizytówkach, ulotkach, broszurach czy innych materiałach reklamowych, co jest ogromną zaletą dla firmy zwłaszcza, gdy jest to prestiżowy adres w atrakcyjnej lokalizacji. Taki prestiżowy adres sam w sobie jest już wizytówką i reklamą naszej firmy, jaka pracuje na jej renomę i kreuje profesjonalny wizerunek Twojej firmy – a przecież to wizerunek firmy przesądza o przyszłych sukcesach firmy.
Firma usytuowana w prestiżowej lokalizacji w centrum miasta jest bardziej wiarygodna i lepiej odbierana w oczach klientów niż te z siedzibą w gorszych lokalizacjach, np. na peryferiach miasta. Poza tym atrakcyjne lokalizacje w centrum miasta zwykle znajdują się blisko głównych węzłów komunikacyjnych, co zapewnia lepszy dojazd, a Twoim klientom czy kontrahentom łatwiej będzie się dostać do Twojej firmy, więc tym samym – będzie lepiej przez nich postrzegana. Co więcej, wirtualny adres umożliwia również rejestrację firmy pod adresem innym niż Twój adres domowy, czyli w innym miejscu, niż Twoje prywatne mieszkanie, co może okazać się bardzo korzystnym rozwiązaniem. Jest to korzystne choćby w kwestii korespondencji firmowej, której nie trzeba odbierać w miejscu zamieszkania razem z prywatną korespondencją, bo przychodzić będzie na adres udostępniony przez wirtualne biuro. Z pewnością to ogromne udogodnienie dla funkcjonowania firmy, jakie pozwala wyeliminować wiele uciążliwych niedogodności. Dzięki adresowi, jaki udostępnia wirtualne biuro masz możliwość zarejestrowania Twojej firmy w dowolnym miejscu, a miejsce rejestracji firmy ma często potem ogromne znaczenie dla wielu istotnych kwestii, jak np. dla pozyskania dotacji czy dofinansowania.- Optymalizacja kosztów i oszczędności – jedno z największych obciążeń finansowych dla firm to z pewnością koszty stałe związane z wynajmem, prowadzeniem i obsługą administracyjną stacjonarnego biura. Dlatego ogromną zaletą usług wirtualnego biura są bez wątpienia niskie koszty utrzymania biura – nieporównywalnie niższe niż w przypadku tradycyjnego, stacjonarnego biura. Wirtualny adres i kompleksowość usług wirtualnego biura, które wyczerpująco zaspokajają prawie wszystkie potrzeby firmy, pozwalają na zminimalizowanie kosztów stałych do nieporównywalnie mniejszej kwoty tylko stałej, miesięcznej opłaty abonamentowej za wybrany pakiet usług wirtualnego biura. Są to oszczędności rzędu nawet 3000 złotych miesięcznie, a więc różnica jest naprawdę imponująca, bo przecież nie każdy przedsiębiorca może sobie pozwolić na tak wielkie koszty. Tak duże oszczędności są istotne, zwłaszcza na początku działalności, kiedy jest ciężko i trzeba się liczyć z każdą złotówką. Wirtualne biuro jest zatem o wiele korzystniejszym rozwiązaniem pod względem cenowym, jakie pozwoli Ci na bardzo duże oszczędności. Co więcej, wspomniane opłaty za wirtualne biuro można jeszcze wliczyć w koszty prowadzenia działalności, co dodatkowo pozwoli obniżyć wysokość podatku dochodowego i zwiększyć jeszcze oszczędności. Natomiast w przypadku zarejestrowania firmy w prywatnym mieszkaniu wydatki z tym związane nie mogą być już traktowane jako koszty uzyskania przychodów, o czym warto pamiętać przy zakładaniu firmy.
Kompleksowy outsourcing usług biurowych i pełna obsługa Twojego biura – kompleksowość usług wirtualnego biura to kolejna, istotna zaleta dla Twojej firmy. Usługi wirtualnego biura zapewniają wyczerpującą obsługę administracyjną biura, która zaspokaja prawie wszystkie potrzeby firmy w tym zakresie, więc nie jest już konieczne korzystanie z żadnych dodatkowych usług innych firm ani ponoszenia żadnych innych kosztów ponad stałą, miesięczną opłatę abonamentową za wybrany pakiet usług wirtualnego biura. Jednak największą korzyść stanowi tu przede wszystkim usprawnienie funkcjonowania Twojej firmy, gdyż w ramach swoich usług wirtualne biuro zapewnia pełną obsługę Twojego biura, taką jak pełna obsługa sekretariatu czy kancelaryjna, a także obsługa całej Twojej korespondencji. To wirtualne biuro zajmie się za Ciebie jej odbieraniem, skanowaniem i wysyłaniem na wskazany przez Ciebie adres, a nawet jej przechowywaniem i powiadomi e-mailowo lub sms-em o nadejściu nowej korespondencji. Najlepsze wirtualne biura oferują również dostęp online przez 24/7 do całej Twojej korespondencji, co zapewni Ci komfort prowadzenia Twojego biura zdalnie z dowolnej lokalizacji, bez konieczności fizycznej obecności w nim. A dzięki temu oszczędzasz też swój cenny czas związany z obsługą stacjonarnego biura, który będziesz mógł przeznaczyć na to, co najistotniejsze dla Twojej firmy i rozwijanie Twojego biznesu. Prawda, że to o wiele lepsze rozwiązanie?- Szerokie wsparcie wykwalifikowanego personelu – najlepsze, renomowane wirtualne biura zatrudniają całą rzeszę wykwalifikowanych specjalistów z wielu dziedzin, którzy zapewniają Ci pełne wsparcie w prowadzeniu i funkcjonowaniu Twojej firmy oraz pomoc w elementarnych czynnościach związanych z prowadzeniem działalności, jak np. redagowanie dokumentów, wysyłka korespondencji, rezerwacja biletów lotniczych czy zamówienie kuriera. Co więcej, możesz liczyć także na wsparcie księgowe, marketingowe czy nawet reklamowe, którą fachowo zajmie się profesjonalny personel wirtualnego, a nawet zadba o Twoje dokumenty czy kontakty z US i załatwianie formalności, więc Ty będziesz mógł skupić się tylko na tym, co dla Ciebie najważniejsze….
- Kontrole skarbowe z US – kolejną zaletą związaną z usługą udostępniania adresu przez wirtualne biuro są kontrole skarbowe z US odbywane poza Twoim miejscem zamieszkania. Usługi wirtualnego biura pozwolą uniknąć Ci przykrego dyskomfortu wizyt urzędników US i odbywania kontroli skarbowych w prywatnym mieszkaniu, które po oddelegowaniu księgowości do wirtualnego biura przeprowadzane będą w jego siedzibie. Ponadto, zyskujesz możliwość wyboru oddziału US, czego nie zapewnia rejestracja firmy w miejscu zamieszkania.
Wady wirtualnego biura – czyli negatywne aspekty z jakim może wiązać się to rozwiązanie…
Jak głosi znany slogan „Nikt nie jest perfekcyjny”, a w zasadzie można by dodać, że „nic nie jest perfekcyjne”, bo nie ma rzeczy idealnych, wszystko ma swoje plusy i minusy, także i wirtualne biuro. Co do wad tego rozwiązania, to trzeba przyznać, że w porównaniu do zalet stanowią zaledwie mniejszość, aczkolwiek – istnieją. Postaramy się tu omówić najistotniejsze z wad e-biura, bezlitośnie obnażając minusy wirtualnego biura, jakie skrzętnie pomijają w większości reklamy i firmy, zachwalające nam usługi e-biur. A zatem do dzieła!
Wady wirtualnego biura, aczkolwiek nieliczne, to jednak istnieją i uważamy, że warto o nich również tu powiedzieć, aby każdy przedsiębiorca o nich wiedział.
Wadą wirtualnego biura może okazać się… brak fizycznego biura, które niestety w pewnych rodzajach działalności jest absolutnie niezbędne, np. w takich, w których istotną rolę odgrywa bezpośredni kontakt z klientem – wówczas e-biuro niestety nie zda egzaminu. Kontakty z klientami mogą nam również utrudniać sztywno wyznaczone godziny pracy wirtualnego biura, a więc uniemożliwiające pracę w nocy, bądź też spotykania się z klientami czy kontrahentami w niestandardowych godzinach. Co prawda nie wszystkie biura pracują tylko w sztywno wyznaczonych godzinach, a niektóre umożliwiają wynajem sali konferencyjnej, także poza godzinami pracy czy o niestandardowych porach. Dlatego warto dokładnie sprawdzić tę kwestię przed podpisaniem umowy.
Kolejną wadą mogą okazać się określone w regulaminie współpracy konkretne warunki dotyczące świadczonych usług – ile i jak będą świadczone w ramach danego pakietu – np. wysyłanie poczty w ramach najtańszych pakietów może być wykonywane tylko raz na tydzień, a ilość odsyłanej poczty czy faksów, może być ograniczona limitem. Oczywiście jeśli taki zakres usług okaże się dla nas nie wystarczający, warto wówczas zdecydować się na wybór droższego pakietu, który z pewnością zaspokoi wszystkie potrzeby Twojej firmy w jednym miejscu. W najtańszych pakietach – o najmniejszym zakresie usług- często problematyczny może okazać się brak natychmiastowych powiadomień o korespondencji przychodzącej, co przy prowadzeniu obszernej korespondencji z klientami, którzy oczekują od Ciebie odpowiedzi w trybie natychmiastowym, to rozwiązanie zdecydowanie się nie sprawdzi. Aczkolwiek i tu problem rozwiązuje upgrade do droższych pakietów, które zapewniają już natychmiastowe powiadomienia o odebranej korespondencji. Warto tę kwestię przemyśleć jednak przed podpisaniem umowy i od razu zdecydować się na pakiet, który będzie optymalny dla Twojej firmy.
Kolejną istotną wadą może się okazać, choć wcale nie zawsze musi lokalizacja, która nie zawsze oznacza prestiż. Niestety nie wszystkie wirtualne biura zapewniają prestiżowy adres w atrakcyjnej lokalizacji, więc może się też okazać, że lokalizacja będzie raczej przeciwieństwem prestiżu, mieszcząc się na jakichś zapadłych przedmieściach czy małych mieścinach. Dlatego niezwykle istotne jest, aby dokładnie sprawdzić lokalizację oferowanego przez wirtualne biuro adresu, aby potem uniknąć utraty prestiżu i renomy Twojej firmy. Warto też osobiście odwiedzić siedzibę wirtualnego biura, by na własne oczy zobaczyć i przekonać się, z jaką firmą mamy do czynienia. Jeśli z chęci „oszczędzania” zdecydujesz się na usługi tzw. „firmy – krzak”, której siedziba okaże się mieścić w jedno pokojowym pomieszczeniu, gdzieś na odległych peryferiach, to zamiast zyskać prestiż, możesz go stracić oraz wiele w oczach swoich klientów i kontrahentów, więc lepiej nie kierować się nadmierną oszczędnością, czyli po prostu skąpstwem. Zwłaszcza, że różnica w cenach usług może okazać się naprawdę śmieszna i nie warta ryzykowania utratą prestiżu i renomy wypracowanych ciężko przez Twoją firmę.
Za kolejną wadę, którą również może, ale nie musi posiadać wirtualne biuro, można uznać niekompetentny personel i brak doświadczenia, co przekłada się potem negatywnie na jakość obsługi firmy przez e-biura, a więc również i jej prosperowanie. Dlatego należy koniecznie sprawdzić personel danego e-biura, jego kompetencje, kwalifikacje, a także doświadczenie posiadane przez firmę w świadczeniu usług wirtualnego biura oraz wspieraniu biznesu. Ważna jest również ilość zatrudnianych pracowników, więc warto na to również zwrócić uwagę. Oczywiście tylko niektóre wirtualne biura posiadają tę wadę, więc wystarczy wybierać te, które dysponują kompetentnym i wykwalifikowanym personelem, oraz doświadczeniem niezbędnym, by zapewnić Twojej firmie najlepsze wsparcie i obsługę.
Ostatnią z wad wirtualnego biura o jakiej tutaj opowiemy jest ryzyko związane ze zmiennością prawa. Po pierwsze, wirtualne biura mimo, że są całkowicie legalne, to jednak dzięki luce w prawie, a to może w przyszłości ulec zmianie. Niekorzystne zmiany przepisów są dość realną groźbą, biorąc pod uwagę, że od 2017 roku urzędy skarbowe dokładają starań, by uprzykrzyć życie przedsiębiorcom. Jednak póki co, jak pisaliśmy, wirtualne biura są całkowicie legalne, więc tylko korzystanie z małych, podejrzanych ofert może grozić niebezpiecznymi konsekwencjami prawnymi. Dlatego lepiej wybierać oferty dużych, doświadczonych i wiarygodnych firm, aby uniknąć potem nieprzyjemności prawnych. Bardzo istotne w tej kwestii jest także upewnienie się odnośnie terminu wypowiedzenia umowy tak, by w razie co można było szybko i bezproblemowo rozwiązać umowę, bez ponoszenia żadnych dodatkowych kosztów – jak np. w przypadku stacjonarnego biura.